從電子文件管理的整個(gè)過(guò)程來(lái)看，電子文件的銷毀只是一個(gè)很小的環(huán)節(jié)，其重要性很容易被忽視。
事實(shí)上，銷毀電子文件的范圍和方法是否正確，也會(huì)對(duì)電子文件的管理產(chǎn)生重大影響。做好這項(xiàng)工作，非常有利于電子文檔管理的健康發(fā)展。
一、到期銷毀的必要性和要求
(A)必須銷毀過(guò)期的電子官方文件
由于形成、傳輸和利用的便利，電子文檔的數(shù)量急劇增加。雖然這些文檔的存儲(chǔ)空間遠(yuǎn)小于紙質(zhì)文檔，但大量的電子文檔會(huì)增加電子信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，不僅會(huì)降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索和訪問(wèn)的速度，還會(huì)增加維護(hù)和存儲(chǔ)的成本。
況且有些電子文件不具備長(zhǎng)期保存價(jià)值，所以有必要銷毀這些電子文件。
(二)到期銷毀電子文件的要求。
1.時(shí)效性。公文銷毀屬于公文處理的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)堅(jiān)持公文處理的及時(shí)性原則。過(guò)期的公文不及時(shí)銷毀，可能會(huì)給公文管理部門造成行政負(fù)擔(dān)，增加不必要的麻煩，涉密公文不及時(shí)銷毀也可能造成信息泄露。
2.準(zhǔn)確性。銷毀公文是因?yàn)檫^(guò)了一段時(shí)間就沒(méi)必要保存了。如果需要銷毀的文件沒(méi)有完全銷毀，會(huì)進(jìn)行歸檔，然后移交檔案室長(zhǎng)期保存，會(huì)增加檔案部門的工作，但這項(xiàng)工作沒(méi)有實(shí)際意義。如果一些對(duì)以后工作有價(jià)值的文件被銷毀，會(huì)影響文件的參考價(jià)值。
3.程序上的。公文處理的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。文件的銷毀不是直接把文件燒掉或者把磁性載體消磁，而是要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的銷毀程序和步驟。
要求全體干部職工充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)涉密載體清理、清退和銷毀工作的重要性，深刻認(rèn)識(shí)做好涉密載體最后一道關(guān)口的重要意義，確保國(guó)家秘密在最后一道關(guān)口的安全，切實(shí)落實(shí)相關(guān)工作。